Najczęściej zadawane pytania

Każda osoba pełnoletnia, która prześle deklarację i będzie opłacać składki na utrzymanie dziecka. Wśród rodziców adopcyjnych są osoby samotne, rodziny, grupy przyjaciół, wspólnoty, klasy itp. Gdy Adopcji podejmuje się grupa, prosimy wybrać przedstawiciela, który będzie się z nami kontaktował w jej imieniu.

Przyjmujemy wpłaty w PLN oraz w EURO. Wysokość składki uzależniona jest od danego programu Adopcji Serca, opłacanego okresu oraz w przypadku wpłaty w złotówkach od kursu Euro. Prosimy o sprawdzanie przed dokonaniem przelewu aktualnego kursu sprzedaży Euro na stronie kurs sprzedaży €uro w Banku Pekao SA. Mnożąc miesięczną składkę AS przez kurs waluty oraz ilość miesięcy, za które dokonujemy wpłaty, otrzymujemy kwotę, którą należy wpłacić w złotówkach. W miarę możliwości prosimy o zaokrąglanie kwot do pełnych złotych.

Przykład: Ofiarodawca opłacający Adopcję Serca w programie Szkoła Podstawowa za okres jednego miesiąca, mnoży stawkę 13 euro przez aktualny kurs sprzedaży, np. 5 zł. W tym przypadku otrzymanej kwoty 65 zł nie trzeba zaokrąglać.

Ofiarodawca może również zlecić bankowi comiesięczne przekazywanie na konto Stowarzyszenia Ruchu Maitri stałej kwoty, a raz w roku uzupełniać ewentualne zaległości. Można też zwiększyć nieco stawkę zlecenia stałego, aby takich zaległości uniknąć.

Decyzja należy do Ofiarodawcy. Pierwszej wpłaty można dokonać bezpośrednio po wypełnieniu i przesłaniu deklaracji do biura Maitri (pocztą lub za pomocą aplikacji na naszej stronie). Dla prawidłowej identyfikacji wpłacającego bardzo prosimy, by przelewy zawierały dane osób zbieżne z podanymi w deklaracji. Można również poczekać na odpowiedź na deklarację (zwykle około 1 miesiąca), by wpłat dokonywać już z podanym przez pracownika Maitri kodem Ofiarodawcy.

Oczywiście, można dokonywać wpłat również za okresy dłuższe, np. kwartał czy rok z góry. Misjonarze otrzymując środki z góry mają możliwość lepszego planowania wydatków.

Na dokumentację składa się fotografia i kwestionariusz osobowy podopiecznego – zawierający podstawowe dane osobowe i krótki życiorys.
Informacje są zwykle bardzo skromne, gdyż przygotowanie kwestionariusza jest pracochłonne i wymaga przeprowadzenia wywiadu w terenie z uwagi na brak oficjalnych rejestrów i dokumentów. Ponadto zdobycie wielu informacji w warunkach afrykańskich nie jest proste, gdyż zdarza się, że np. ktoś przygarnie nieznane małe dziecko i bardzo trudno jest ustalić jego dane.

Przydzielamy ofiarodawcy dziecko pod opiekę i wysyłamy jego dokumentację, gdy dotrze do nas wypełniona deklaracja (przez internet lub pocztą) i wpłata składki za przynajmniej trzy miesiące. Zanim ofiarodawca obejmie patronat nad konkretnym dzieckiem, jego wpłaty są rejestrowane na indywidualnym koncie rozrachunkowym. Czas oczekiwania na dziecko wynika głównie z przyczyn organizacyjnych, np. nadesłana przez misjonarzy dokumentacja jest tłumaczona i opracowywana, rejestracja deklaracji i wpłat odbywa się w trybie miesięcznym. Cała procedura zajmuje nie więcej niż 30 dni. Aby przyspieszyć otrzymanie informacji o dziecku, można wraz z deklaracją przesłać kopię dowodu wpłaty za przynajmniej 3 miesiące. Wydłużenie czasu oczekiwania może wynikać także z niemożliwości uwzględnienia preferencji ofiarodawcy co do udziału w określonym programie z uwagi na brak dostępnych profili podopiecznych.

Kontakt z podopiecznym można nawiązać w drodze korespondencji listowej. Nie ma możliwości kontaktu meilowego lub przez komunikatory. Niemal żadne z dzieci z rejonów gdzie dociera nasza pomoc nie posługuje się takimi narzędziami jak komputer, czy smartfon. Nie mają też dostępu do Internetu. Do czasu zakończenia programu zapewniamy przekazywanie listów poprzez placówki misyjne prowadzące program. Jest to jedyna rekomendowana droga kontaktu.  Listy po polsku (lub w języku używanym w danym kraju – francuskim, angielskim) należy przesyłać do biura Maitri, które podjęło z Państwem kontakt po otrzymaniu deklaracji. Nasi wolontariusze tłumaczą listy, a następnie przekazujemy je misjonarzom, a oni z kolei dzieciom.

Z naszych obserwacji wynika, ze pisanie listów nie jest rozpowszechnioną formą kontaktowania się między ludźmi w Afryce subsaharyjskiej i Azji. Umiejętność ta zanika także w Europie, a raczej została wyparta przez elektroniczne formy komunikacji.  Niektórzy podopieczni piszą dość rzadko, czasem też listy z serca Afryki wędrują do nas nawet kilka miesięcy i dlatego kontakt z przybranym dzieckiem jest często bardzo symboliczny. Trzeba mieć na uwadze, że poczta dociera jedynie do dużych miejscowości, a nie do poszczególnych chat we wioskach. Jednak zawsze warto napisać list do dziecka. Dla wielu z nich jest to równie ważne, jak pomoc finansowa.

Adopcja Serca listy do dzieci szkoła w Kengang, Kamerun

Wymiana korespondencji pomiędzy wspierającymi dzieci patronami – rodzicami adopcyjnymi, a ich podopiecznymi jest unikatowym dobrodziejstwem programu Adopcji Serca. Znamy wiele przypadków zbudowania pięknych, długoletnich relacji pomiędzy jej uczestnikami trwających nawet po zakończeniu udziału w programie przez podopiecznego. Zdarza się, że ofiarodawcy decydują się na spotkania z podopiecznymi. Jest to możliwe do zorganizowania jedynie w Rwandzie. Budowa i pielęgnowanie wzajemnych relacji wymaga świadomego zaangażowania dwóch stron. Uczestniczące w programie dzieci są zobowiązane do uczęszczania do szkoły. Jednym z warunków udziału w programie jest też przekazywanie informacji o sobie w formie listów do ofiarodawców. Jak pokazuje praktyka większość darczyńców nie jest zainteresowana lub gotowa do budowania relacji z podopiecznymi, jedynie piąta część rodziców adopcyjnych podejmuje takie wysiłki i pisze listy do podopiecznych. Aby ich wesprzeć staramy się poniżej przedstawić najważniejsze informacje na temat przekazywania listów pomiędzy uczestnikami programu Adopcji Serca.

Dlaczego wymiana korespondencji zajmuje wiele miesięcy?

Dzieci przekazują i odbierają listy w Bafoussam w Kamerunie

Korespondencja pomiędzy ofiarodawcami, a podopiecznymi w Afryce składa się z kilku etapów i angażującego wiele osób procesu. W przypadku listu dziecka do ofiarodawcy wygląda on następująco:

Siostra odpowiedzialna za Adopcję Serca w danej placówce misyjnej ma zazwyczaj kontakt z podopiecznymi 2-3 razy na kwartał. Dzieci uczęszczają do szkół w odległych i okresowo trudno dostępnych miejscowościach, przez co odwiedzają Misje i odbierają/przekazują listy w różnych odstępach czasowych. W trakcie tych spotkań między innymi zbierane są listy od podopiecznych do ofiarodawców. Jeśli są one pisane w języku francuskim lub angielskim, nadają się do przesłania dalej. Zdarza się, że listy są tworzone w języku lokalnym i Siostra lub zaangażowane przez nią osoby dokonują tłumaczenia tekstu. Listy są więc zbierane w paczki i co kilka miesięcy ekspediowane do odbiorcy, którym jest Biuro Adopcji Serca. W mniejszych miejscowościach nie ma skrzynek pocztowych, więc nie ma możliwości wysyłania listów „od ręki”. Paczka z listami zawożona jest do większego miasta celem nadania na poczcie. Aby uniknąć wydatków Siostry starają się przekazywać listy korzystając z tzw. “okazji”, to znaczy przez osobę, która wybiera się do Polski. Taki proces łącznie może zająć nawet do 3-4 miesięcy. Po dotarciu do biura „Maitri” każdy list jest rejestrowany i skanowany. Następnie przesyłany jest do wolontariusza dokonującego tłumaczenia z języka polskiego na francuski/angielski lub odwrotnie. Z uwagi na dużą liczbę listów i stosunkowo niedużą grupę osób będących w stanie regularnie dokonywać ich tłumaczenia (około 80 wolontariuszy) od daty otrzymania listu do skompletowania tłumaczenia upływają około 2 miesiące. Następnie, w ciągu kilku dni listy rozsyłane są do ofiarodawców przez nasze biuro. Podobnie działa przesyłanie korespondencji od ofiarodawcy do podopiecznego.

Dlaczego listy z Afryki i do Misji nie są przesyłane drogą elektroniczną do Biura „Maitri”?

Listy z misji, kierowane do ofiarodawców docierają pocztą tradycyjną do Biura Adopcji Serca, w formie papierowej. Drogę listów opisaliśmy powyżej. Z kolei każdy list od ofiarodawcy do podopiecznego po zeskanowaniu jest przekazywany do tłumaczenia i powraca do biura pocztą mailową wraz z przetłumaczonym tekstem. Jest więc dostępny w formie elektronicznej. Należałoby oczekiwać, że w takiej formie dotrze do podopiecznego. Niestety placówki misyjne nie są w stanie przekazywać ich tą droga do podopiecznych gdyż, mieszkający zazwyczaj w wiejskich chatach bez prądu ludzie nie posiadają smartfonów ani komputerów, aby je odczytać. Pozostaje więc przekazywanie i odbieranie listów w formie papierowej. W większości przypadków opiekujący się programem Adopcji Serca misjonarze nie byliby w stanie drukować otrzymanych listów w oczekiwanych ilościach i dostarczać do podopiecznych w formie wydruku. W tych warunkach sprawdza się przesyłanie papierowych listów pocztą, co zajmuje sporo czasu. Staramy się korzystać ze zdobyczy techniki i w przypadkach, gdy jest to możliwe prosimy o przysyłanie nam skanów/zdjęć listów od dzieci do ofiarodawców, aby przyspieszyć ich obieg. Wyjątkowo wysyłamy listy przeznaczone dla podopiecznych w formie elektronicznej. Niemniej, otrzymujemy informacje, że ta forma zazwyczaj skutkuje tym, że dziecko ma szansę jedynie zapoznać się z listem w wersji cyfrowej (u misjonarza na ekranie smartfona lub komputera) lub wysłuchać jego odczytu.

Dwa listy na rok

Z naszych doświadczeń wynika, że zazwyczaj ofiarodawca może spodziewać się jednego do dwóch listów rocznie od podopiecznego. Jest to ilość korespondencji możliwa do osiągnięcia w większości przypadków. Wynika to bezpośrednio z czasu jaki potrzebują listy, aby dotrzeć do swoich adresatów. W wyjątkowych przypadkach prosimy misjonarki o przesłanie nam zdjęć i listów drogą elektroniczną, zamiast wysyłania oryginałów pocztą. Nie jest to jednak praktyka, która mogłaby być stosowana na dużą skalę z uwagi na opisane wyżej zależności. Dostarczane tą drogą materiały są najczęściej kiepskiej jakości z uwagi na brak wprawy w robieniu zdjęć dokumentom i przestarzały sprzęt.

Czy jest możliwa bezpośrednia korespondencja elektroniczna z podopiecznym?

Siostra Anna Olechnowicz CSC pomaga pisać listy podopiecznym z Pagouda w Togo

Nasz regulamin nie przewiduje wsparcia w nawiązaniu bezpośrednich kontaktów z podopiecznym w trakcie programu Adopcji Serca. Lata naszej praktyki pokazały, że organizacja korespondencji bezpośrednio pomiędzy ofiarodawcami, a podopiecznymi bez naszego pośrednictwa może rodzić wiele problemów. Brak w takiej sytuacji pewności kto stoi za korespondencją. Bez naszego pośrednictwa nie możemy zweryfikować, kto znajduje się po drugiej stronie komputera,
komunikatora? Jakie są jego intencje? W przypadku wymiany listów zajmują się tym osoby prowadzące program Adopcji Serca. Brak możliwości weryfikacji może niestety stanowić pole do wielu nadużyć i wyłudzeń. Ponadto istnieje bariera nie tylko językowa, lecz także kulturowa, która może utrudnić komunikację i wzajemne zrozumienie. W takich przypadkach mogą pojawiać się różnego rodzaju aspiracje i odrealnione oczekiwania. Ich niespełnienie z kolei może narazić osoby prowadzące program Adopcji Serca na groźby i szykany. Należy także mieć na uwadze, że większość dzieci nie ma dostępu do komputerów i smartfonów, a tym bardziej do Internetu. Dotyczy to również mieszkańców dużych afrykańskich miast. Taki rodzaj bezpośredniego korespondowania jest niepraktykowany i nieznany wśród nich w codziennych relacjach.

Brak umiejętności pisania listów

Przez wieki ludzie korespondowali ze sobą pisząc listy i wysyłając je w kopertach do adresatów. Można jednak powiedzieć, że w XXI wieku umiejętność pisania listów przez mieszkańców Polski zanika. Potrzebę pisania listów ręcznie i kart pocztowych ma zazwyczaj starsze pokolenie. Tradycyjne listy zostały wyparte przez możliwość przekazywania treści i obrazów za pomocą komunikatorów i mediów społecznościowych. W młodszych pokoleniach nie pisze się listów ręcznie, i nikt tego już nie uczy. Ubodzy mieszkańcy afrykańskich wiosek i miast, żyjący na peryferiach rozwiniętego świata, nie mieli w swej historii szans na wykształcenie sposobów przekazywania informacji w formie pisemnej, dostępnej jedynie dla elit. W takich krajach jak Rwanda, Kongo, Burundi, Kamerun czy Togo do dziś przetrwały społeczności posługujące się jedynie słowem, tekstem wierszowanym i głosem do wyrażania emocji i przekazywania informacji. Wielu opiekunów, rodziców podopiecznych Adopcji Serca nie nauczyło się dotąd pisać ani czytać. W ich społecznościach nie wysyła się listów, do ludzi się mówi, przemawia lub z nimi śpiewa. W tym kontekście kulturowym wypełnianie przez dzieci objęte programem Adopcji Serca zobowiązania do pisania listów nie jest łatwe. Po prostu nie wiedzą, jak to robić, o czym i jak często pisać. Otrzymują w tym zakresie wsparcie i instrukcje, a z czasem wielu z nich pod koniec średniej szkoły sobie z tym nieźle radzi. Niektórzy uzyskują dostęp do komunikatorów i mediów społecznościowych, co ostatecznie zrównuje ich w umiejętnościach pisania listów lub ich brakiem, z młodym pokoleniem w Polsce, które listów nie pisze.

Dziękujemy za Państwa wsparcie

Podsumowując – serdecznie dziękujemy za Państwa cierpliwość i prosimy o wyrozumiałość w przypadku długiego czasu oczekiwania na listy. Niestety w krajach Afryki i Azji infrastruktura i logistyka nie przypominają tych, do których przyzwyczailiśmy się w Europie. W przypadku wątpliwości lub długotrwałego braku kontaktu z podopiecznym prosimy o kontakt z naszym Biurem Adopcji Serca. Postaramy się wówczas pomóc i w ramach naszych możliwości przyspieszyć bieg korespondencji.

Ważnym elementem programu Adopcji Serca jest możliwość nawiązania korespondencji z podopiecznymi żyjącymi w odległych krajach Afryki. W ten sposób możemy dać im wiele radości. Uzyskujemy tym samym kontakt z istotą ludzką, żyjącą w innej rzeczywistości, poznajemy jej troski, potrzeby i odczucia.

O czym pisać w liście do dziecka?
Jeśli będzie to pierwszy list, proszę się przedstawić, napisać coś o sobie i swojej rodzinie, swoich zainteresowaniach i swojej pracy. Można dołączyć zdjęcia swoje i rodziny. Listy nie powinny być zbyt długie. Możemy w nich zadawać dzieciom pytania dotyczące nauki, rodziny, kolegów, obowiązków itp. Należy mieć jednak świadomość, że nie zawsze otrzymamy na nie wyczerpujące odpowiedzi. Sposób życia, a także zwyczaje ludzi żyjących w niezwykle prymitywnych warunkach nie sprzyjają wyrażaniu myśli w formie korespondencji listowej.
Co można dodać do listu?
Do listu można dołączyć swoje zdjęcia. Wiemy, że podopieczni cieszą się, gdy je otrzymują. Można dołączyć widokówki, naklejki, kolorowanki, książeczki, ale nie przekraczające wielkości zeszytu (format A5). Książeczka powinna być w języku, którym posługuje się podopieczny w szkole (angielski, francuski). Prosimy nie wysyłać żadnych zabawek, gier, przedmiotów metalowych, ubrań, przyborów szkolnych. Do życzeń bożonarodzeniowych prosimy nie wkładać opłatka. Tamtejsze dzieci nie znają tej tradycji, a listy z życzeniami niejednokrotnie otrzymują już po świętach.

Czego w listach nie pisać?

•  Nie należy składać dzieciom żadnych obietnic (np. dodatkowych pieniędzy, prezentów, wyjazdu do Polski lub odwiedzenia dziecka, opłaty studiów) Takie obietnice często są nierealne z wielu powodów. Misjonarze zwracają uwagę, aby nie wyróżniać żadnego z podopiecznych, gdyż rodzi to wśród nich ogromną zazdrość i niepotrzebne konflikty.
•  Nie należy udostępniać swojego adresu, numeru telefonu, adresu e-maila – może to wywołać nieoczekiwaną lawinę próśb o pomoc od sąsiadów, krewnych i znajomych dziecka, którym możemy nie sprostać. Nigdy też nie wiemy, jak i przez kogo takie dane mogą zostać wykorzystane.

W jakim języku pisać?
Listy można pisać w języku polskim lub w języku jaki jest używany w danym kraju jako oficjalny: francuskim lub angielskim.

Ile może ważyć list?
List nie powinien być większy od zeszytu (format A5) i nie może przekroczyć wagi 250 g.

Jak adresujemy list?
Na liście oraz na każdej załączonej rzeczy (zdjęciach, kolorowankach, książeczkach itd.) w lewym górnym rogu należy umieścić następujące informacje:
imię i nazwisko dziecka
numer ewidencyjny dziecka
nazwę placówki misyjnej, do której dziecko należy
kod ofiarodawcy
Przykład:
Shumbusho Valens
15/23
ss. Pallotynki – Masaka
A4523

Dokąd należy wysłać list?
List należy wysłać do Ośrodka Maitri, w którym jest zarejestrowane nasze dziecko. Po dokonaniu tłumaczenia Ośrodek prześle go do misjonarzy, tam zostanie przekazany dziecku. Nie należy indywidualnie wysyłać listów do Afryki.

W celu ochrony własnych danych osobowych, prosimy nie podawać w korespondencji informacji kontaktowych, tj. adresu, nr telefonu, e-maila. Prosimy również nie kontaktować się z podopiecznym przez media społecznościowe. Nie wiemy w jaki sposób i przez kogo mogą być użyte i komu udostępnione informacje tam zawarte. Nie możemy wziąć na siebie odpowiedzialności za kontakty, które są nawiązywane poza naszym biurem. Listy do podopiecznych prosimy dostarczać drogą pocztową na adres Stowarzyszenia Ruchu „Maitri” w Gdańsku. Po przetłumaczeniu wysyłamy je na misje.

Pomoc dostarczana jest w formie rzeczowej lub pieniężnej. Decyzję co do wyboru optymalnej formy w danym miejscu pozostawiamy misjonarzom. W niemal wszystkich przypadkach współpracujemy z katolickimi placówkami misyjnymi, którym przekazujemy zebrane środki. Przeznaczane są na opłaty związane z nauką (czesne, składki) i na zakup podręczników, mundurków oraz wsparcie w utrzymaniu. W części placówek pomoc przekazywana jest w formie pieniężnej. Wszystko jest szczegółowo rozliczane.

Ofiarodawca może zaznaczyć w deklaracji (w rubryce ”uwagi”) swoje preferencje co do płci i wieku dziecka. Im młodsze dziecko, tym dłużej będzie potrzebowało pomocy (np. dwuletnie nawet 16 lat, jeśli kontynuuję naukę po szkole podstawowej). Staramy się uwzględniać takie sugestie, ale nie zawsze jeest to możliwe. Najwięcej dzieci zgłoszonych do Adopcji ma 7-15 lat, a większość ludzi woli wspierać jak najmłodsze. Zwykle brakuje nam dokumentacji małych dzieci, a starsze czekają na rodziców bardzo długo. Państwa ofiarności polecamy więc starszych podopiecznych (szkoła średnia).
Gdy ktoś decyduje się na pomoc dla uczestnika Programu ze szkoły średniej lub szkoły życia, musi mieć świadomość, że tam w ogóle nie chodzą małe dzieci lecz młodzież – najmłodsi mają na ogół 16 lat, a część przekroczyła już 20. Dla osób pełnoletnich Adopcja Serca jest zwykle jedyną szansą na ukończenie przerwanej z braku środków nauki, znalezienie pracy i utrzymanie siebie oraz młodszego rodzeństwa. Często zamiast wspierać kilkoro małych dzieci, lepiej pomóc ich dorosłemu bratu lub siostrze.

Nie tylko Ruch Maitri zajmuje się tą formą pomocy, choć gdy rozpoczynaliśmy ją na przełomie 1995 i 1996 roku, byliśmy jednymi z pierwszych w Polsce. Obecnie programy pod tą nazwą organizują  zgromadzenia zakonne, organizacje, grupy wsparcia misyjnego itp., zupełnie niezależnie od siebie. Należy mieć na uwadze, że nie ma jednolitego standardu opieki nad podopiecznymi i zakres świadczeń wiąże się z wysokością składki.

Na koniec roku 2012 Ruch Maitri w ramach programu Adopcja Serca pomagał 4159 podopiecznym w 8 krajach. Aktualne informacje na temat liczby podopiecznych w poszczególnych placówkach misyjnych znajdują się tutaj. Niezależnie od programu Adopcja Serca wspieramy dzięki naszym ofiarodawcom  dzieci poprzez ośrodki leczenia chorób głodowych i dożywiania w wielu placówkach misyjnych.

Środki uzyskane od ofiarodawców są przeznaczane wyłącznie na cel wskazany przez nich w tytule wpłaty. Dla każdego programu i projektu pomocowego tworzona jest odpowiednia dokumentacja przez misjonarzy oraz ośrodki Ruchu Maitri.  Wynika to z zawartych umów o współpracy. Lista zgromadzeń prowadzących programy i projekty pomocowe dostępna jest tutaj.

W przypadku programu Adopcja Serca dla każdego podopiecznego prowadzona jest indywidualna kartoteka, w której rejestrowana jest pomoc jaką otrzymał oraz fakty związane z edukacją, pisaniem listów itp. Dzieci lub ich opiekunowie jedynie w wyjątkowych przypadkach otrzymują za potwierdzeniem wsparcie w formie pieniężnej. Zwykle pomoc ma charakter rzeczowy – misjonarze sami kupują to, co jest potrzebne. W razie potrzeby podopiecznym i ich opiekunom przekazywana jest żywność, odzież, opłacane leczenie itp. Misjonarze także finansują szkołę, kupują przybory i mundurek szkolny, a w szkole średniej w razie potrzeby opłacany jest dodatkowo internat lub stancja. Fakty te odnotowywane są w kartotece, a wydatki okresowo rozliczane. Rozliczenia wysyłane są do ośrodków Ruchu Maitri. Koordynator programu Adopcji Serca Ruchu Maitri odwiedza wszystkie placówki misyjne współpracujące z Ruchem zwykle w cyklu 3-letnim. Jednym z zadań Koordynatora jest sprawdzanie dokumentacji.

Najczęściej taka możliwość istnieje. Zdarza się to w sytuacjach, kiedy dziecko lub rodzina dziecka znalazła się w trudnej sytuacji np. choroba, zniszczenie domu, zakup pola, dodatkowe szkolenie itp. Rodzice Adopcyjni często dowiadują się o takich potrzebach z listu od podopiecznego lub też misjonarza czuwającego nad realizacją programu. Jeśli ofiarodawca podejmuję decyzję o udzieleniu podopiecznemu dodatkowej pomocy, powinien skontaktować się z biurem Ruchu Maitri prowadzącym Adopcję na danym terenie w celu uzgodnienia, czy taka pomoc jest rzeczywiście potrzebna oraz ustalenia szczegółów dodatkowej pomocy.
Nie rekomendujemy podejmowania samodzielnych inicjatyw w tym zakresie.

Sprawozdania z działalności poszczególnych Wspólnot Ruchu Maitri dostępne są na naszych stronach internetowych- tutaj. Co roku w kwietniu przesyłamy każdemu ofiarodawcy takie sprawozdanie w formie wydruku oraz potwierdzenie jego wpłat dokonanych w poprzednim roku wraz z rozliczeniem wykorzystania wpłaconych kwot.

Każde opublikowane sprawozdanie z działalności Wspólnoty zawiera informacje na temat kosztów ponoszonych przez dany ośrodek Ruchu Maitri na organizację programów pomocowych. Zwykle koszty te mieszczą się w przedziale 5%-10% środków przeznaczanych na finansowanie programów i projektów pomocowych. W przypadku programów Adopcji Serca 1 € z każdej składki miesięcznej przeznaczane jest na administrację programem, co oznacza,że do podopiecznych dociera ponad 93% zebranych środków. Gdańskie  Stowarzyszenie Ruchu Maitri opracowało Katalog Standardów Funkcjonowania, w którym znajduje się pisemna deklaracja, iż na koszty administracyjne i propagowanie prograu przeznacza się nie więcej niż 10% środków pozyskanych od ofiarodawców oraz odsetki uzyskiwane z lokat bankowych.

Uprzejmie prosimy o szczegółowe zapoznanie się z zawartością naszej strony internetowej. Znajdziecie tam Państwo wiele faktów na temat naszej pracy. Ruch Maitri współpracuje ze zgromadzeniami zakonnymi na bazie zawartych umów. Lista zgromadzeń znajduje się tutaj. Środki na pomoc charytatywną wysyłamy przelewem bankowym na wskazane rachunki. Otrzymujemy rozliczenia przekazanych kwot i spisy wydatków w poszczególnych placówkach misyjnych wraz z dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, pokwitowania). Można się skontaktować z sekretariatami misyjnymi zgromadzeń i upewnić, czy rzeczywiście z nimi współpracujemy. Dla większości uczestników Adopcji Serca wystarczające są informacje, które otrzymują o swoich dzieciach.
Każdy ośrodek Maitri działający przy parafii ma obowiązek co roku składać sprawozdanie finansowe oraz z działalności do swojego proboszcza i biskupa. Ośrodki mają asystentów kościelnych, a oprócz tego przez Episkopat Polski wyznaczony jest Krajowy Duszpasterz Ruchu – ks. dr Andrzej Panasiuk (proboszcz parafii Mieścisko w archidiecezji gnieźnieńskiej). Ruch Maitri jest członkiem Ogólnopolskiej Rady Ruchów Katolickich – największej federacji ruchów i stowarzyszeń katolickich działających w Polsce.
Zapraszamy również do osobistego odwiedzenia ośrodków Maitri, aby przekonać się, jak funkcjonują. W naszej gazetce i na stronie internetowej zamieszczamy świadectwa uczestników Ruchu i ofiarodawców, a w miarę możliwości organizujemy spotkania z misjonarzami.

Ruch Maitri wydaje dwumiesięcznik ”My a Trzeci Świat”, w którym publikowane są materiały o sytuacji na misjach. Gazetka w formie papierowej dociera do prenumeratorów. Korespondencję do wszystkich ofiarodawców wysyłamy 2 razy do roku w okresie świątecznym. Każdy otrzymuje wtedy egzemplarz  gazetki, a na Wielkanoc dodatkowo sprawozdanie za miniony rok. Oprócz tego na bieżąco wysyłamy listy od dzieci (piszą zwykle 1-2 razy w roku). Kontaktujemy się także, gdy wynikną sprawy wymagające indywidualnego wyjaśnienia z ofiarodawcą. Aktualne informacje na temat naszej działalności można znaleźć na naszej stronie internetowej oraz na profilu Facebook. Co roku organizujemy także spotkania opłatkowe w okresie Bożego Narodzenia oraz prelekcje z misjonarzami, na które zapraszamy ofiarodawców. Relacje zamieszczamy na stronach internetowych i w gazetce.
Wszystkich zainteresowanych tym, co się dzieje w Ruchu Maitri lub w ojczyźnie jego przybranego dziecka, zachęcamy do prenumeraty gazetki “My a Trzeci Świat”. Opłata  wynosi 18 zł za rok (podajemy tytuł wpłaty “prenumerata”).  Gazetka ukazuje się 6 razy do roku w objętości 8 stron formatu A4. Zawiera aktualne wiadomości z krajów, do których trafia nasza pomoc, informacje o kulturze i codziennym życiu ich mieszkańców, listy od misjonarzy i dzieci, projekty pomocy nadsyłane z Afryki i sprawozdania z ich realizacji.  Gazetkę można otrzymywać nieodpłatnie drogą elektroniczną. Wszystkie archiwalne numery gazetki dostępne są tutaj.

Jak najbardziej – zapraszamy do pracy w ramach wolontariatu. Przede wszystkim potrzebna jest pomoc w propagowaniu Adopcji Serca i innych form pomocy w swoim otoczeniu (wśród znajomych, w szkole, w parafii itp). Można się również włączyć do pracy poszczególnych ośrodków Maitri (również na odległość). Osoby, które chcą bezinteresownie ofiarować swój czas i siły, prosimy o kontakt – prześlemy szczegółowe informacje o możliwościach współpracy.

Proponujemy wypełnienie deklaracji przez internet, która dostępna jest tutaj. Przed wypełnieniem rekomendujemy zapoznanie się z poniższymi uwagami. Po wypełnieniu on-line deklaracja dotrze do nas w formie elektronicznej. Można także pobrać deklarację ze strony internetowej, wydrukować i wypełnić ręcznie drukowanymi literami, a następnie wysłać pocztą.
Gdy Adopcję podejmuje jedna osoba, para itp., pole ”nazwa” pozostaje puste, wpisywać należy jedynie imię i nazwisko (imiona i nazwiska). W przypadku firmy, szkoły, wspólnoty należy wpisać jej nazwę, natomiast w polu “Imię i nazwisko” podać dane osoby reprezentującej. Imiona i nazwiska (i ew. nazwa) oraz adres zameldowania podane w deklaracji pojawią się na potwierdzeniu wpłat. Adres do korespondencji prosimy wpisywać wtedy, gdy jest inny niż adres zameldowania.
Jeśli wpłaty będą dokonywane przez inną osobę, z innego adresu itp. niż w deklaracji, uprzejmie prosimy zamieścić to w ”uwagach”. Prosimy też informować nas na bieżąco o wszelkich zmianach danych. Baza danych ofiarodawców jest dość duża więc łatwo o nieporozumienia (np. nie domyślimy się, czy wpłacają dwie osoby o tym samym imieniu i nazwisku, czy jedna z różnych adresów albo czy małżonkowie wpłacający chcą osobne, czy wspólne potwierdzenia wpłat).
Na pytania dotyczące liczby wspieranych dzieci i korespondowania w jęz. francuskim nie odpowiadają osoby wybierające wyłącznie ”Dożywianie”, gdyż w tym przypadku pomoc jest kierowana do anonimowych dzieci, z którymi nie ma możliwości kontaktu.
Dokonując wyboru programu, ofiarodawca stawia znaki X w pustych kratkach obok nazwy programu.
Dodatkowe informacje (np. preferencje dotyczące płci lub wieku dziecka, chęć propagowania Adopcji lub włączenia się w działalność Maitri itp.) prosimy podawać w ”uwagach” lub na osobnej kartce.
Podanie dokładnych danych (zawód, wiek itp.) oraz odpowiedź skąd dowiedzieli się Państwo o Adopcji ułatwi nam znajdowanie nowych ofiarodawców.
Po wypełnieniu deklaracji prosimy ją podpisać, wpisać datę i miejscowość, a następnie przesłać na adres biura Maitri podany na deklaracji.
Będziemy wdzięczni za uwagi dotyczące informatora i deklaracji oraz sposobu organizowania Adopcji Serca, które pozwolą nam lepiej dostosować je do potrzeb ofiarodawców.

Pisemne potwierdzenie wpłat za dany rok kalendarzowy, wraz ze sprawozdaniem z wykorzystania wpłaconych darowizn, przesyłamy w kwietniu roku następnego. Nie mamy możliwości robić tego częściej. Jednak podstawą do odliczenia podatku są dowody wpłaty ofiarodawcy. Na ich podstawie można rozliczyć się już na początku roku. Nie należy czekać do ostatniej chwili na dokument Maitri. Będzie on niezbędny dopiero w momencie, gdy Urząd Skarbowy wezwie podatnika celem kontroli. Przed złożeniem dokumentu PIT w US, można kwotę wpłat skonsultować z nami telefonicznie lub mailowo.

Pragniemy zwrócić uwagę tych z Państwa, którzy dokonują wpłat na konto Stowarzyszenia Ruchu Maitri, że Stowarzyszenie nie jest kościelną osobą prawną i w związku z tym nie można rozliczać darowizn bez limitu na podst. Art. 55 ust. 7 Ustawy z dnia 17 maja 1989 r. o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego. Jedynie darowizny kierowane na konto Parafii NSJ mogą być uznawane jako przeznaczone na działalność charytatywno-opiekuńczą kościoła katolickiego i jako takie odliczane bez limitu od podstawy opodatkowania. Z możliwości tej nasi ofiarodawcy mogli korzystać przez wiele lat. Rok 2013 jest okresem przejściowym, od roku 2014 konto Parafii NSJ nie będzie już dostępne dla obsługi programów Ruchu Maitri. Każde potwierdzenie otrzymanych darowizn zawiera stosowne pouczenie w tej kwestii. W przypadku, gdyby mieli Państwo wątpliwości co do odliczenia darowizn, proponujemy zasięgnięcie porady prawnej u radcy prawnego lub doradcy podatkowego.

Aby ułatwić identyfikację wpłat i zaksięgowanie ich na konto właściwego ofiarodawcy, bardzo prosimy o przestrzeganie poniższych reguł:

1. Dane darczyńcy, tj. nazwisko i imię oraz adres, winny być zbieżne z podanymi wcześniej do wiadomości Maitri. W razie zmiany tych danych bardzo prosimy o poinformowanie nas o tym fakcie drogą pocztową, mailowo lub telefonicznie.

2. Tytuł wpłaty:

• każdy ofiarodawca podaje w pierwszej kolejności swój Kod Ofiarodawcy nadany przez Maitri (kod ten podajemy wraz z odpowiedzią na deklarację; zwykle widnieje również przy Państwa nazwisku na każdej wysyłanej pocztą kopercie, np. A3201),
• rodzic adopcyjny, tj. osoba, która ma pod opieką konkretne dziecko, wpisuje „Adopcja Serca” (nie należy rozbijać kwoty na AS i administrację – system sam odpowiednio przelicza wpłaty),
• osoba wpłacająca na projekt – ”Projekt nr….”,
• osoba wpłacająca inne wolne datki – ”Fundusz Pomocy Ubogim” lub ”Dożywianie” – w zależności od dokonanego wyboru.

3. Jeżeli rodzic adopcyjny pragnie dodatkowo wspomóc inny program, np. wpłaca 20 zł na Dożywianie, powinien w tytule wpłaty wyszczególnić kwotę dożywiania, wpisując ”Adopcja Serca” + 20,00 zł na ”Dożywianie”.

4. Osoba wpłacająca za inną osobę, powinna koniecznie w tytule wpłaty, oprócz swojego kodu ofiarodawcy oraz celu, podać kod i nazwisko osoby, za którą dokonuje wpłaty.

5. Osoby, które zgłosiły chęć otrzymywania naszej gazetki, nie muszą wpisywać kwoty w tytule przelewu – opłata za prenumeratę jest automatycznie potrącana z wpłacanej kwoty (18 zł rocznie).